SEI/SUFRAMA - 1285841

O SUPERINTENDENTE DA SUPERINTENDÊNCIA DA ZONA FRANCA DE MANAUS, no uso da competência que lhe foi subdelegada pelo art. 15, da Portaria nº 406, de 08 de dezembro de 2020, e tendo em vista o disposto no Decreto nº 7.139, de 29 de março de 2010, na Portaria nº 83-SEI, de 12 de janeiro de 2018, e dos autos do processo nº 52710.000460/2021-68, resolve:

Art. 1º Fica instituído o Sistema Eletrônico de Informações da Superintendência da Zona Franca de Manaus - SEI/SUFRAMA como sistema oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos da Superintendência da Zona Franca de Manaus.

I - assegurar eficiência, eficácia e efetividade da ação governamental, promovendo a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;

II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

IV - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e comunicação;

I - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos por meio de:

a) certificado digital: forma de identificação do usuário emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil; ou

b) usuário e senha: forma de identificação do usuário, mediante prévio cadastramento de acesso;

II - autenticação: processo pelo qual se confere autenticidade a documento, independentemente de sua natureza;

III - autenticidade: propriedade pela qual se assegura que a informação foi produzida, expedida, modificada ou destruída por uma determinada pessoa natural, equipamento, sistema, órgão ou entidade;

IV - autuação: ato de reunir e ordenar os documentos, visando a formação de processo;

V - Barramento de Serviços: módulo integrado ao SEI/SUFRAMA que permite que uma unidade da SUFRAMA envie processos eletrônicos para outro órgão ou entidade de maneira segura e com confiabilidade de entrega, desde que o destinatário também esteja conectado à solução;

VI - despacho: forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos ou processos, podendo ser informativos ou decisórios;

VII - digitalização: processo de conversão de um documento físico para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado;

VIII - documento: unidade de registro de informações, independente do formato, do suporte ou natureza;

IX - documento arquivístico: documento produzido (elaborado ou recebido) - independente do formato, do suporte ou natureza -, no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência;

X - documento cancelado: documento nato-digital ou digitalizado anulado por não fazer parte do objeto do processo, que tenha sido inserido indevidamente, ou cujo conteúdo passou a ser registrado em suporte físico por conter informação passível de classificação de acordo com os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

XI - documento digitalizado: documento eletrônico obtido a partir da conversão de um documento originalmente físico, gerando uma fiel representação em código digital;

XII - documento nato-digital: documento produzido originariamente em meio eletrônico;

XIII - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem;

XIV - informação classificada: informação sigilosa em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, a qual é classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada conforme procedimentos específicos de classificação estabelecidos na legislação vigente;

XV - informação sigilosa: informação submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade ou do Estado, e aquelas abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;

XVI - interessado: pessoa natural ou pessoa jurídica, que faz parte de processo administrativo, ativa ou passivamente;

XVII - nível de acesso: forma de controle de documentos e de processos eletrônicos no SEI, categorizados em público, restrito ou sigiloso. Essa categorização disponibilizada pelo sistema não diz respeito à classificação da informação prevista na Lei nº 12.527, de 2011;

XVIII - Número Único de Protocolo - NUP: padrão oficial de numeração utilizado para controle dos documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades da administração pública federal;

XX - perfil de acesso: pacote de funcionalidades disponíveis para utilização pelo usuário interno em unidades do SEI;

XXI - permissão: associação de usuário interno do SEI ao perfil e à unidade na qual ele realizará suas funções;

XXII - Peticionamento Eletrônico: módulo do SEI que permite ao usuário externo encaminhar requerimentos, petições e outros documentos à SUFRAMA, bem como assinar documentos, receber ofícios e notificações;

XXIII - processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial;

XXIV - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

XXV - repositório arquivístico digital: ambiente de preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais pelo tempo que for necessário;

XXVI - Sistema Eletrônico de Informações - SEI: software de processo eletrônico desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região - TRF4ª e cedido gratuitamente para as instituições públicas;

XXVII - Termo de Classificação da Informação - TCI: formulário que formaliza a decisão de classificação, desclassificação ou redução do prazo de sigilo de informação classificada de acordo com a Lei nº 12.527, de 2011;

XXVIII - tramitação: movimentação do documento desde a sua produção ou recebimento até o cumprimento de sua função administrativa;

XXIX - unidade: designação genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional da SUFRAMA;

XXX - usuário externo: pessoa natural, atuando em nome próprio ou como representante de pessoa jurídica, com a finalidade de acessar ou atuar em processos eletrônicos do SEI/SUFRAMA, que não se enquadre como usuário interno; e

XXXI - usuário interno: servidor, terceirizado, estagiário ou empregado em exercício na SUFRAMA que tenha acesso, de forma autorizada, para atuar em processos eletrônicos do SEI.

Art. 4º Todos os atos processuais devem ser efetuados, a partir da implantação do SEI/SUFRAMA nas unidades da SUFRAMA, em meio eletrônico, exceto em caso de indisponibilidade do sistema, de caráter prolongado, ou que possa gerar prejuízos em razão da urgência do processo que não possa aguardar o restabelecimento do sistema.

Parágrafo único. Os atos processuais poderão ser praticados, nas hipóteses previstas no caput, seguindo as regras aplicáveis aos processos em meio físico, utilizando-se numeração manual sequencial provisória e, posteriormente, digitalizado e incluído no processo SEI correspondente, conforme previsto no art. 7º.

Art. 5º O SEI/SUFRAMA deve ser utilizado para produzir, editar, assinar, tramitar, receber e concluir e processos.

Art. 6º Os documentos produzidos no âmbito do SEI/SUFRAMA terão sua autoria e integridade asseguradas mediante a utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:

II - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil.

§ 1º A utilização de assinatura eletrônica importa aceitação das normas sobre o assunto pelo usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido.

§ 2º A senha de acesso ao SEI/SUFRAMA e o certificado digital são de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

Art. 7º Documentos e processos recebidos ou já existentes, em suporte físico, devem ser convertidos para meio digital em formato PDF e com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR).

Parágrafo único. Os processos digitalizados devem ser inseridos, autenticados e continuados no SEI/SUFRAMA, mantendo o mesmo NUP do processo físico.

Art. 8º Serão autuados como novos processos no SEI os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico pelo Protocolo da SUFRAMA que não possuam referência expressa a número de processo já existente no SEI ou se refiram a processo ou documento em suporte físico ainda não convertidos para processo eletrônico.

§ 1º Verificando a área responsável que o documento externo não deveria ter sido incluído no processo em que se encontra, deverá mover o documento para o processo adequado.

§ 2º Se for identificada pela área responsável referência a processo ou a documento avulso em suporte físico ainda não convertido no documento externo, dever-se-á efetivar a conversão do físico para eletrônico e, em seguida, mover o documento para o processo correto.

§ 3º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume de documentos, a digitalização de processos ou de documentos de procedência externa recebidos em suporte físico poderá ser efetuada em até 5 (cinco) dias úteis, contados da data de sua entrega à SUFRAMA.

§ 4º Toda correspondência remetida aos endereços da SUFRAMA será aberta, ressalvado o disposto no § 5º, e os documentos arquivísitcos serão protocolizados, ressalvado o disposto no art. 9.

§ 5º No caso de documentos de procedência externa recebidos em suporte físico pelo Protocolo com indicação de informação sigilosa no envelope, não será efetivada sua digitalização no momento do recebimento no Protocolo, que os encaminhará à área responsável, por meio de procedimento que garanta sua tramitação, sem violação do respectivo envelope, que efetivará os procedimentos pertinente dispostos nesta Portaria.

I - documentos e processos classificados em grau de sigilo, conforme os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011;

II - jornais, revistas, livros, propagandas e demais materiais que não se caracterizam como documento arquivístico;

IV - documentos e processos arquivados nas unidades e que não terão continuidade de trâmite.

§ 1º Os documentos e processos de que trata o inciso I do caput devem ser mantidos em suporte físico, observando-se os procedimentos previstos no Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012.

§ 2º O documento já produzido ou inserido no SEI/SUFRAMA que necessitar ser classificado de acordo com os art. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011, deve ser impresso, assinado de próprio punho pela autoridade responsável, anexado ao respectivo TCI, e cancelado no sistema.

§ 3º O disposto nos incisos II e III do caput não se aplica a documentos que sejam submetidos ou relacionados ao propósito de instrução de processo administrativo.

§ 4º O SEI/SUFRAMA não deve ser utilizado como repositório arquivístico digital para documentos e processos que tiveram seu trâmite físico concluído.

Art. 10. Os tipos de documentos e tipos de processos poderão ser criados, atualizados e excluídos, conforme orientações do Órgão Gestor do SEI/SUFRAMA.

I - a classificação por assunto é automaticamente inserida de acordo com o tipo de processo escolhido e não deve ser alterada pela unidade; e

II - o preenchimento da especificação deve ser realizado de forma objetiva e compreensível para os demais usuários, caso contrário poderá ser alterada por qualquer unidade pela qual o processo tramite.

Art. 12. Ao incluir novo documento nato-digital ou digitalizado, não é necessário preencher a classificação por assuntos, já que predomina a classificação atribuída ao processo.

Art. 13. A categorização do nível de acesso aos documentos e processos é obrigatória no SEI/SUFRAMA e deve ser realizada com base na análise de seu conteúdo, observando a legislação vigente.

§ 1º Os níveis de acesso de que trata o caput não dizem respeito às hipóteses de classificação da informação previstas nos arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011.

§ 2º As unidades devem tratar a informação de forma transparente e objetiva, tendo como princípio que o acesso à informação é a regra, e o sigilo, a exceção.

§ 3º Qualquer tipo de restrição de acesso a documento ou processo deve ser justificada pelo usuário mediante indicação da hipótese legal na qual se baseia a decisão.

Art. 14. A categorização do nível de acesso como restrito e sigiloso se aplica a documentos preparatórios, que contenham informações pessoais ou hipóteses de sigilo previstas em legislação específica, como fiscal, bancário, de operações e serviços no mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e segredo de justiça.

Parágrafo único. O nível de acesso, após expirada a causa da restrição aplicada, deve ser alterado para público.

Art. 15. A disponibilização de acesso externo a documentos ou processos categorizados como restritos ou sigilosos no SEI/SUFRAMA poderá ser permitida mediante solicitação de vista processual pelo interessado, sendo concedida:

I - pela área detentora do processo, em caso de processo aberto apenas em uma unidade;

II - pela área responsável regimentalmente pelo processo, em caso de processo aberto em múltiplas unidades ou concluído; ou

Paragrafo único. Nos casos de processos ainda em suporte físico, a unidade responsável pela concessão de vistas deverá solicitar a prévia conversão do processo para o SEI.

Art. 16. A tramitação de processos entre unidades do SEI/SUFRAMA deve ser realizada utilizando-se a funcionalidade "Enviar Processo", precedido de documento inserido na árvore do processo.

Art. 17. Em caso de erro na movimentação de processo eletrônico, a área de destino promoverá imediatamente:

Parágrafo único. É vedada a utilização da funcionalidade "Atualizar Andamento" para registrar informações relevantes ao processo administrativo, tais como decisões, providências e ações de encaminhamentos.

Art. 18. O módulo de Barramento de Serviços no SEI/SUFRAMA deverá ser utilizado quando for necessária a tramitação de processos a órgãos ou entidades externos à SUFRAMA, conforme apresentado no endereço eletrônico < https://www.gov.br/suframa/pt-br/sistemas/sei >.

Parágrafo único. A funcionalidade de disponibilização de acesso externo ao processo deve ser utilizada, alternativamente, caso o órgão ou entidade destinatário não esteja fazendo uso da solução de que trata o caput.

Art. 19. Qualquer servidor público, terceirizado, estagiário ou empregado público em exercício na SUFRAMA pode ser habilitado como usuário interno para utilizar o SEI/SUFRAMA.

§ 1º Os perfis de acesso concedidos poderão variar conforme competências legais dos respectivos cargos.

§ 2º Poderá ser habilitado no SEI/SUFRAMA, excepcionalmente, o servidor público e que, embora não se encontre em exercício no, âmbito da SUFRAMA, tenha sido designado para atuar como presidente ou membro de comissão no âmbito dessa Superintendência.

§ 3º Membros do Conselho de Administração da SUFRAMA - CAS poderão ser habilitados no SEI/SUFRAMA.

§ 4º A criação e a alteração de perfis de acesso de usuários internos no SEI/SUFRAMA serão realizadas pela Central de Atendimento do SEI, conforme necessidade da Superintendência.

Art. 20. A concessão, a alteração ou a exclusão de permissão de usuário interno no SEI/SUFRAMA será realizado mediante solicitação formalizada pela autoridade competente à Central de Atendimento do SEI, conforme orientações Órgão Gestor do SEI/SUFRAMA.

§ 1º Um usuário interno poderá estar associado a mais de uma unidade de exercício, de acordo com as atividades desenvolvidas no órgão.

§ 2º É de responsabilidade de cada unidade o gerenciamento e controle dos usuários internos que possuem acesso às suas respectivas caixas no SEI/SUFRAMA.

Art. 21. O módulo de Peticionamento Eletrônico do SEI/SUFRAMA deve ser utilizado por usuário externo na condição de interessado, incluindo seu representante legal, bem como pelos órgãos e entidades da administração pública em geral.

Parágrafo único. Os órgãos e entidades da administração pública que estejam fazendo uso do módulo de Barramento de Serviços devem utilizar-se dessa funcionalidade para o envio de documentos e processos à SUFRAMA, em substituição ao Peticionamento Eletrônico.

Art. 22. O cadastro de usuário externo é ato pessoal, intransferível e indelegável, e importa na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico na administração pública federal e na SUFRAMA.

Art. 23. O cadastro de usuário externo, para fins de utilização do módulo Peticionamento Eletrônico no SEI/SUFRAMA, deve ser validado mediante prévio credenciamento, conforme apresentado no endereço eletrônico <https://www.gov.br/suframa/pt-br/sistemas/sei>.

II - assinar contratos, convênios, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com a SUFRAMA;

IV - solicitar vistas de documentos ou processos administrativos eletrônicos com restrição de acesso, no qual seja comprovadamente interessado.

§ 2º O cadastro de que trata o caput é obrigatório para representante de empresa ou entidade que tenha ou pretenda ter contrato de fornecimento de bens ou serviços com a SUFRAMA.

§ 3º As pessoas jurídicas deverão indicar, por petição específica, representantes cadastrados para o recebimento das intimações que lhes poderão ser dirigidas até que seja implantada a funcionalidade de controle de representação das pessoas jurídicas no sistema.

§ 4º O controle dos representantes das pessoas jurídicas ou procuradores deverá ser feito pelas unidades responsáveis pelos processos administrativos.

§ 5º Todas as comunicações processuais, a partir do cadastro de que trata o caput, entre a SUFRAMA e a empresa ou entidade representada serão realizadas por meio eletrônico.

Art. 24. O teor e a integridade dos documentos digitalizados e enviados para a SUFRAMA por meio do SEI/SUFRAMA são de responsabilidade do usuário externo, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

§ 1º A SUFRAMA poderá exigir, a seu critério, a exibição do documento físico original para o esclarecimento de dúvida sobre o seu conteúdo ou verificação de integridade e de autenticidade, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo.

§ 2º Caberá ao usuário externo apresentar o original do documento no prazo de cinco dias, prorrogável uma única vez, contado da data de recebimento da solicitação administrativa, sob pena de restar caracterizado indício de fraude.

Art. 25. Consideram-se realizados os atos processuais em meio eletrônico no dia e na hora registrados no SEI/SUFRAMA, os quais ficarão armazenados e disponíveis para consulta no histórico de operações do sistema.

§ 1º São considerados tempestivos os atos processuais, que possuam prazo determinado, praticados até as 23 (vinte e três) horas e 59 (cinquenta e nove) minutos do último dia, conforme horário oficial de Brasília, salvo disposição em contrário.

§ 2º O prazo de que trata o § 1º, em caso de impossibilidade técnica do SEI/SUFRAMA, fica automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte ao do restabelecimento do sistema.

Art. 26. Os processos administrativos eletrônicos podem ser consultados no endereço eletrônico <https://www.gov.br/suframa/pt-br/sistemas/sei>.

Parágrafo único. O acesso ao conteúdo do processo, nos casos em que haja garantia legal do sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, será limitado aos usuários comprovadamente interessados e previamente autorizados, nos termos do art. 15º.

Art. 27. O usuário externo poderá, havendo indício de irregularidade, ter o seu cadastro desativado, a qualquer momento.

Art. 28. A não obtenção de acesso ao sistema, bem como eventual falha de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do sistema, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.

Art. 29. O Boletim de Serviço Eletrônico é o veículo oficial de publicação dos documentos gerados no SEI.

§1º O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa, o assunto ou o resumo do teor do documento.

§2º Documentos gerados que exigirem publicação no Diário Oficial da União - DOU devem ser publicados no Boletim de Serviço eletrônico somente após confirmação de sua publicação no DOU, indicando em campos próprios a seção, página e data do DOU correspondente, de forma a disponibilizar todos os documentos oficiais publicados em página única e própria do SEI.

§3º Para retificação ou retificação de documento gerado no SEI, deve ser gerado documento por meio de funcionalidade própria do SEI, relacionado à publicação anterior.

Art. 30. Não é possível a publicação de documentos externos por meio de veículos de publicação do SEI.

Art. 31. Somente tipos de documentos permitidos podem ser publicados no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI.

Art. 32. A página de publicação do SEI é pública e aberta para acesso pela Internet, sem necessidade de qualquer cadastro prévio.

Art. 33. Devem ser recusados, entre as unidades usuárias do SEI/SUFRAMA, os documentos e processos que estiverem em desacordo com o disposto nesta Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido remetidos pelo sistema.

Art. 34. O uso inadequado do SEI/SUFRAMA e a divulgação de informações pessoais, bem como de dados considerados sensíveis e sigilosos de acordo com a legislação vigente, ficam sujeitos à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Art. 35. O Órgão Gestor do SEI/SUFRAMA é constituído pela Superintendência Adjunta Executiva - SAE, por meio da:

I - Unidade Central de Gestão: Divisão de Comunicações Administrativas - DICOM, responsável pela gestão negocial, gestão documental, a administração geral do sistema e Central de Atendimento do SEI; e

II - Unidade Técnica de Gestão: Coordenação-Geral de Modernização e Informática - CGMOI, responsável por prestar o suporte tecnológico quanto à implantação, manutenção e garantia da segurança da informação do sistema.

Art. 36. O Órgão Gestor do SEI/SUFRAMA poderá expedir instruções complementares ao disposto nesta Portaria.

Documento assinado eletronicamente por Algacir Antônio Polsin, Superintendente, em 31/03/2022, às 06:15, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no § 3º do art. 4° do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

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